Grundsätzlich geht es bei einer Präsentation um die Kommunikation von Botschaften. Diese Übermittlung funktioniert nach dem Sender-Empfänger-Modell. Dabei ist der Redner der Sender, der seine Botschaften verschlüsselt, also angemessen formuliert.
Eine Botschaft erfüllt ihren Zweck, wenn sie vier Aspekte enthält:
Für jede dieser Ebenen muss eine spezielle Ausdrucksform gewählt werden, die der Zuhörer problemlos entschlüsseln und eindeutig interpretieren kann. Zudem muss der Sender sofort das Interesse der Zuhörer wecken und deren Aufmerksamkeit über die gesamte Zeit des Vortrags wach halten.
Eine Botschaft ist laut Kommunikationsforschung ein Zusammenspiel von verbalen, vokalen und nonverbalen Hinweisen. Die Verteilung dieser Komponenten ist überraschenderweise sehr ungleichgewichtig. Die Botschaft besteht:
Eine Botschaft, die verstanden wird, basiert also zu einem Großteil auf einem überzeugenden Einsatz von Stimme und Körpersprache. Denn die überzeugendsten Argumente verpuffen, wenn ihre Darlegung die Zuhörerschaft nicht optimal erreicht.
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Erst die richtige "Verpackung" von Argumenten sorgt dafür, dass sie ihre Wirkung voll entfalten und im Gedächtnis haften bleiben. Die Rhetorik, die Kunst, eine Rede interessant und abwechslungsreich zu gestalten, hält einige Kniffe parat. Dazu gehören
Grundsätzlich besticht eine gute Rede durch kurze Sätze. Verwenden Sie viele Verben und veranschaulichende Beispiele. Vermeiden Sie hingegen den übermäßigen Gebrauch von Abkürzungen und – eventuell unbekannten – Fach- und Fremdwörtern. Besonders "ansprechend" wirkt die spontane Rede ohne Manuskript. Das vermittelt Souveränität, Fachkompetenz und eröffnet Ihnen die Möglichkeit, besser auf Reaktionen der Zuhörer einzugehen.
Das Sprechtempo, die Stimmlage, die Lautstärke und die Modulationsfähigkeit der Stimme besitzen eine entscheidende Wirkung auf die Zuhörer. Nutzen Sie deshalb Ihre Stimme als Instrument – und erproben Sie dessen Wirkung im Vorfeld.
Der Einsatz von Körpersprache kann die Wirkung des Gesagten wesentlich unterstützen, sie aber auch zerstören. Den Blick abzuwenden, die Arme zu verschränken, oder gar dem Publikum den Rücken zuzudrehen, sind absolute Tabus. Auch eine übertriebene Mimik und Gestik sind zu vermeiden. Das wirkt unsouverän und lenkt unnötig vom Inhalt ab. Folgende Grundregeln sorgen indessen für eine positive und sympathische Ausstrahlung:
Schauen Sie zu Beginn des Vortrages einige Sekunden wortlos ins Publikum. Das lenkt die Aufmerksamkeit auf Sie, erhöht die Spannung und schafft die Ruhe und Konzentration. Wenn möglich, sollte Ihr Redemanuskript auf kleinen Zetteln stehen. Legen Sie es auf das Rednerpult, um die Hände frei zu haben.
Beachten Sie auch, dass die Präsentation erst zu Ende ist, wenn alle Teilnehmer den Raum verlassen haben. Bis dahin sind Sie Gegenstand des allgemeinen Interesses. Deswegen sollten Sie eine gewisse Körperspannung aufrecht erhalten, um authentisch und glaubwürdig zu bleiben.
So rhetorisch perfekt ein Vortrag auch immer sein mag, gerade bei komplexen Themen ist es sehr schwer, auf Dauer konzentriert zu bleiben. Der Einsatz verschiedener Medien, das Visualisieren bestimmter Themen, fördert die Konzentration der Zuhörer. Denn die optischen Reize regen das Interesse an. Zudem können Inhalte visuell vereinfacht werden – und bleiben so besser im Gedächtnis.
Für eine Präsentation eignen sich:
Diese Hilfsmittel sind dynamisch und bieten eine gute Interaktionsmöglichkeit mit den Zuhörern (z. B. durch das gemeinsame Sammeln von Argumenten). Nachteilig ist, dass der Redner seiner Zuhörerschaft oft den Rücken zudrehen muss. Je nach Handschrift gibt es zudem Schwierigkeiten in der Leserlichkeit oder zu wenig Platz für die Ausführungen.
Die Gemeinsamkeiten von Powerpoint-Präsentationen und Overhead-Folien liegen in der Projektion auf eine (Lein-)Wand. Um die Zuhörer nicht zu irritieren, sollte die Kopf- und Fußzeile immer gleich sein und eine gut lesbare Schriftgröße verwendet werden. Als Faustregel gilt: mindestens Schriftgröße 20. Bei den Schriftarten sollten Sie sich auf zwei bis drei Schriftarten pro Folie beschränken, alles andere wirkt verwirrend. Achten Sie generell auf die Aufnahmekapazität der Zuhörer. Pro Folie/Seite sollte daher lediglich eine Information visualisiert werden.
Im Vorfeld: Gegen das klassische Lampenfieber hilft vor allem eines: dieses Gefühl nicht zu wichtig zu nehmen. Körperliche Reaktionen wie Schwindel oder Übelkeit lassen sich mit Entspannungsübungen und durch das gedankliche Aktivieren positiver Bilder überwinden.. Ebenso hilfreich ist es, sich die schlimmsten möglichen Folgen auszumalen, wenn es tatsächlich zu einem Blackout kommen sollte. Meist sind sie nicht wirklich bedrohlich.
Während der Präsentation: Verlieren Sie während des Vortrags den Überblick oder droht ein Blackout, solllten Sie Zeit gewinnen: Häufig genügt eine Zusammenfassung des eben Gesagten, eine Frage an das Publikum oder schlicht eine kurze Pause, kaschiert durch das Trinken eines Schluck Wassers. Bei einem tatsächlichen Blackout ist die beste Methode die Flucht nach vorne. Ein charmantes "Ich habe so viel zu diesem Thema zu sagen, dass ich momentan den Faden verloren habe!" rettet die Situation und sorgt eventuell sogar für freundliche Heiterkeit. Farbige Markierungen oder ein vom Layout optisch geschickt aufgeteiltes Redemanuskript helfen, die richtige Stelle wieder zu finden und fortzufahren.
Bei Einwänden: In diesem Fall hilft, den Einwand bis zu Ende anzuhören und entweder schlagfertig zu kontern oder den Betreffenden mit der Bitte zu konfrontieren, eventuelle Bedenken näher zu erläutern. Eine Frage an die anderen Zuhörer klärt relativ schnell, ob es sich lediglich um die Kritik eines Einzelnen oder die Meinung der Allgemeinheit handelt.
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