Zeitmanagement

Die Zeitfresser: Ursachen bekämpfen

Die eigene Arbeitssystematik- und Organisation und Ihr Zeitmanagement bestimmt in großen Teilen über den daraus resultierenden Stressfaktor. Da der meiste Stress im Berufsalltag entsteht, gibt es dort auch ausreichende Möglichkeiten, etwas für Ihre Work Life Balance zu tun. Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser. Um ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben zu erreichen, ist es meist unumgänglich, sich mit seinem eigenen Zeitmanagement aber auch mit dem eigenen Stressmanagement kritisch zu beschäftigen. Denn häufig finden sich hier Ansätze zur Optimierung und Ursachen für die Unstimmigkeit zwischen Job und Freizeit.

Analysieren Sie selbst das Verhältnis Ihres Arbeitseinsatzes und der Ergebnisse. Wie gut nutzen Sie eigentlich Ihre Zeit? Wie effektiv arbeiten Sie? Wie gut ist Ihr Zeitmanagement? Wenn Sie sich notieren, wie viel Zeit Sie für jede Ihrer Tätigkeiten brauchen, werden Sie herausfinden, welche Tätigkeiten "Zeitfresser" sind.

Zeitmanagement optimieren - wo Sie Ihre Zeit verlieren:

Keine Ziele, Prioritäten oder Tagesziele haben
Versuch, zuviel auf einmal zu tun
Hast und Ungeduld und keine Konzentration
Persönliche Desorganisation / überhäufter Schreibtisch
Mangelhafte Koordination / kein Teamwork
Schlechtes Ablagesystem
Zu wenig Delegation
Unfähigkeit NEIN zu sagen
Fehlende Selbstdisziplin / Aufgaben nicht zu Ende führen
Keine oder unpräzise Kommunikation
Entscheidungsschwäche
Ablenkung / Lärm / telefonische Unterbrechungen und unangemeldete Besucher
Alle Fakten wissen wollen
Unfähigkeit zuzuhören

Wenn Sie bestimmte Tätigkeiten zusammenfassen, gleichzeitig verrichten oder sie anders organisieren, haben Sie oft schon Zeit gewonnen. Vielleicht können Sie manche Erledigungen an Ihre Familie oder Freunde abtreten und sich an anderer Stelle dafür revanchieren. Vielleicht haben Sie auch mehr Zeit für viele Dinge eingeplant als wirklich notwendig.

Zeitmanagement: Setzen Sie Prioritäten

Teilen Sie die anstehenden Aufgaben in Kategorien von A = "sehr wichtig, sehr eilig" bis hin zu D = "nicht wichtig, nicht eilig" ein. Machen Sie sich einen Zeitplan, den Sie so erstellen sollten, dass Sie die Zeit, in der es erfahrungsgemäß am ruhigsten ist, für die A-Aufgaben zur Verfügung steht und erledigen Sie Ihre B- und C-Aufgaben so rechtzeitig, dass sie gar nicht erst zu einer A-Aufgabe werden.

Kollegen – Fluch und Segen

Erbitten Sie sich für wichtige Angelegenheiten Ruhe, damit Sie nicht ständig aus der Konzentration gerissen werden. Ständiges Telefonklingeln und Zwischenfragen der Kollegen sind die zwei Faktoren, die effizientes, schnelles Arbeiten oft unmöglich machen.

Lehnen Sie Anfragen von Kollegen ("Könnten Sie das eben mal...") freundlich ab, wenn es nicht passt und bieten Sie ihnen Ihre Hilfe zu einem anderen Zeitpunkt an – was Sie dann auch tun sollten. "Kollegenpflege" setzt übrigens ungeahnte Kräfte frei. Sie müssen sich ja nicht mit ihnen anfreunden, aber ein gutes Betriebsklima kann Ihnen das Gefühl nehmen, dass Ihre Arbeit hauptsächlich Belastung ist.

Gute Verbindung: Arbeit und Vergnügen

Haben Sie einen Job, in dem Sie viel Zeit für das Knüpfen und Pflegen von Kontakten aufbringen müssen, können Sie diese so gestalten, dass sie nicht nur lästige Pflicht sind. Organisieren Sie z. B. ein Rahmenprogramm, das nicht nur Ihrem Geschäftsfreund, sondern auch Ihnen Spaß macht, wählen Sie ein Lokal für ein Geschäftsessen aus, in das Sie immer schon einmal gehen wollten. Da Sie nicht nur über Geschäftliches reden werden, erfahren Sie vielleicht, dass Ihr Geschäftsfreund ein ausgefallenes Hobby hat, in Ländern war, die Sie interessieren oder sonst einen spannenden Gesprächsstoff zu bieten hat. So können Sie die Pflicht mit dem Angenehmen verbinden und haben auch noch Pluspunkte bei Ihrem Gegenüber gesammelt.

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