Willkommenskultur

“You never get a second chance to make a first impression”

Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das nicht darüber klagt: Auf dem Arbeitsmarkt sind tüchtige neue Mitarbeiter – insbesondere die oft dringend benötigten Spezialisten – absolute Mangelware. Wenn jedoch die Bemühungen, Mr. oder Mrs. Right zu finden, endlich erfolgreich waren, nach aufwendiger und zeitintensiver Prozedur die Auswahl getroffen wurde und die Unterschriften unter dem Arbeitsvertrag zu trocknen beginnen… Was passiert dann...?

Die erstaunliche Antwort: Nichts, nur abwarten... Man wartet auf den Beginn, auf den ersten Arbeitstag. Und dieser wichtige Einstieg – der neue Mitarbeiter betritt die Stätte seines zukünftigen Wirkens – ist oft nicht oder eher schlecht vorbereitet.

Im schlimmsten Fall fühlt sich keiner so richtig verantwortlich für den Neuen an seinem ersten Arbeitstag: Der Chef ist gerade nicht im Haus und der Personal- oder Abteilungsleiter übernimmt eher unwillig den Part, den Neuankömmling willkommen zu heißen und den Kollegen vorzustellen. Manchmal wird der neue Mitarbeiter sogar quasi in die Abteilung hinein katapultiert und völlig sich selbst überlassen.

Integration ist ein großes aktuelles Wort, das zunächst im Zusammenhang mit dem Zuzug von Menschen aus Drittländern nach Europa diskutiert wird. Integration ist aber auch das, was den Prozess eines Neustarts im Unternehmen begleiten soll: Einen neuen Mitarbeiter ins Unternehmen zu bringen und ihn mit den Kollegen und allen Abläufen und Aufgaben, die auf ihn warten, bekannt und vertraut zu machen. Die erste Phase einer erfolgreichen Integration wird mit der Bezeichnung Willkommenskultur durchaus richtig beschrieben.

Wer angeln geht, braucht die entsprechenden Gerätschaften: ein Angelhaken allein reicht bei weitem nicht aus. Über den Erfolg dieser Aktion entscheidet mitunter, wo man angelt und was man mit welchem Köder zu fangen wünscht – ebenso wie die Uhrzeit und Wetterbedingungen. Geduld ist meist auch notwendig: Ist der Fisch nun endlich am Haken, ist er noch lange nicht in der Pfanne und weit davon entfernt, serviert werden zu können – geschweige denn zu munden. Ich schätze, Sie können mit dieser Metapher etwas anfangen.

Den neu gewonnenen Mitarbeiter zu integrieren ist ein Prozess, der bewusst angegangen werden muss, eine innere Haltung voraussetzt und planvoll organisiert sein sollte. Und natürlich unterscheidet er sich im Detail und ist abhängig davon, ob ein neuer Nachtwächter oder ein neues Vorstandsmitglied „an Land gezogen“ wurde. Das soll heißen: in der Ausgestaltung gibt es einen größeren, breiten Spielraum, in der Sinnhaftigkeit jedoch nicht.

Wie würden Sie sich als geladener Gast fühlen, wenn Sie mit Blumen und Wein vor der Tür des Gastgebers und Einladenden stehen und erst nach mehrmaligen Klingeln und Klopfen Ihnen die Tür von einer unbekannten Person aufgemacht wird, die Sie lediglich hereinlässt. Wahrscheinlich denken Sie als erstes, Sie hätten sich im Datum, der Zeit oder vielleicht im Ort geirrt. Haben Sie aber nicht, denn im Haus ist schon eine tolle Party im Gange, nur den Gastgeber haben Sie noch nicht erblickt und jetzt stehen Sie ein bisschen verlegen herum und gucken etwas hilflos.

Kein schöner Moment, insbesondere wenn man allein ohne Begleitung gekommen ist und andere sich bereits prächtig zu unterhalten scheinen, einen offensichtlichen Platz- und Zeitvorteil haben und diesen genießen. Sehr wahrscheinlich ist Ihnen so etwas auch schon mal passiert. Meist klärt sich alles schnell auf, wenn der Gastgeber Sie entdeckt, Sie willkommen heißt, die Geschenke dankend entgegennimmt, Ihnen ein Getränk in die Hand drückt und Sie dann anderen Gästen vorstellt.

Zurück ins Arbeitsleben. Nachdem der Vertrag beiderseits unterschrieben ist, sollte ein Dankeschön und Willkommen aufseiten des Arbeitgebers eigentlich ganz selbstverständlich sein. Blumen oder Wein (es darf auch Sekt sein), eine etwas ausführlichere Mail, besser ein kurzer handschriftlicher Brief (wir freuen uns sehr...), können diesem Auftakt noch deutlich mehr Würde verleihen. Der ausgewählte Kandidat hatte sicher eine nicht geringe Vorbereitungszeit in die Bewerbungsunterlagen und das Vorstellungsgespräch investiert, vielleicht muss er sogar bei seinem jetzigen Arbeitgeber erst noch kündigen. Jetzt ist er glücklich und stolz über seinen „Sieg“, das Bestehen des Auswahlverfahrens. Aber noch glücklicher wird er, wenn er eine spürbare Wertschätzung durch den neuen Arbeitgeber gerade in diesem Moment erfährt.

Das wäre ein guter erster Willkommens- und Integrationsschritt und die Begegnung mit einer Unternehmenskultur, die Motivation und Vorfreude auf die neuen Aufgaben lange frisch hält. Ein weiterer Schritt könnte sein, die Familie des neuen Mitarbeiters einzuladen, den neuen Arbeitsplatz noch vor dem offiziellen Antritt kennenzulernen. Natürlich kann dies auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen: Entscheidend ist letztlich die Geste an sich, selbst wenn das Angebot nicht wahrgenommen werden sollte, macht es einen weiteren, nachhaltig guten Eindruck.

Und da bisweilen deutlich mehr als drei Monate zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag verstreichen, sind Zwischenberichte („Wasserstandsmeldungen“ wie Mails und auch Telefonate) nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig. Diese Kontaktaufnahmen sollen jedoch geplant und abgesprochen sein, ansonsten gehen sie im hektischen Arbeitsalltag unter.

Rückt das Wochenende näher, das mit dem darauf folgenden Montag den Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses einläutet, gibt es abermals eine große Chance, für eine gute Start-Stimmung zu sorgen. Schreiben oder mailen Sie den Neuen rechtzeitig an und verdeutlichen Sie, wie wertvoll für Sie, für das Unternehmen und die Kollegen sein Einstieg in die Firma und in das Team ist. Sie können sich kaum vorstellen, welch positiv motivierende Wirkung wenige Zeilen diesbezüglich haben können. Möglicherweise war inzwischen die erste Euphorie, den Job erobert zu haben, schon etwas bis deutlich verflogen – gleichzeitig hatten sich Zweifel über die neuen Herausforderungen und dessen Bewältigung eingestellt. Eine solche Botschaft kann das Selbstvertrauen stärken und für einen entspannten Start sorgen.

Auch die unmittelbaren Kollegen sollten am Freitag davor auf den Beginn des Neuen hingewiesen und eingestimmt werden. Am besten gelingt die Einführung, wenn bei der ersten Begrüßung mindestens zwei wichtige Personen (Personalchef und direkter Vorgesetzter) anwesend sind.

Hier ist eine moderierte Vorstellungrunde das mindeste, was der Neue erwarten darf. Dabei ist es wichtig, einen direkten Ansprechpartner – möglichst auf gleicher Ebene wie die des Neuen – zu benennen, der noch vor dem Vorgesetzten für viele Detailfragen zuständig und der Ansprechpartner hierfür ist (das Paten-Modell).

Der direkte Vorgesetzte sollte außerdem lieber bestimmen, wer mit dem Neuen in der ersten Woche gemeinsam in die Mittagspause, in die Kantine geht. Es handelt sich hier um eine wichtige Prägezeit (Stichwort: Lorenz Graugänse), die man besser nicht dem Zufall überlässt.

Geht die erste Arbeitswoche am Freitagmittag ihrem Ende entgegen ist ein mindestens 20minütiges Gespräch (Vorgesetzter / Neuer) anzusetzen, um die ersten Tage kurz zu besprechen und auftretende Probleme zu beleuchten, aber auch um zu ermutigen und ein Feedback zu erbitten. Ein vorbereiteter Fragenkatalog kann dabei sehr hilfreich sein...

Es ist sinnvoll, diese Freitagsgespräche bis zu drei oder vier Wochen fortzusetzen. Danach sollte man weiter im 14tägigen und zuletzt im vierwöchigen Abstand solche Gespräche führen und sich auch bei dem „Paten“ regelmäßig erkundigen, wie die Integration voranschreitet.

Ein wichtiger Termin ist die Halbzeit innerhalb der Probephase und natürlich deren unmittelbar bevorstehendes Ende, in der Regel nach 6 Monaten. Auch hier sind Gespräche das Mittel der Wahl. Nicht nur mit dem Betroffenen sondern mit ausgewählten Mitarbeitern, die im unmittelbaren Umfeld den Neuen erleben und mit ihm zusammenarbeiten. Hier ist eine 360-Grad-Umfrage keinesfalls übertrieben.

Insbesondere der Übergang in ein festes oder zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis ist nochmals ein wichtiger Zeitpunkt, um die gegenseitigen Erwartungen und ersten Erfahrungen aber auch Probleme angemessen zu besprechen. Alles im Hinblick auf eine verbesserte Chance, die wechselseitigen Erwartungen zu befriedigen.

Waren in den 90er Jahren von 100 Neustartern nach der Probezeit noch 97 vorhanden, sind es heute nur noch 75: Ein deutliches Zeichen dafür, dass sich die Zeiten geändert haben und ein Beweis, dass in der Probezeit viel passiert und viel schieflaufen kann. Ohne auf Hintergründe einzugehen: eine Trennung in der Probezeit und auch innerhalb des ersten Jahres ist für beide Seiten immer eine höchst schmerzliche Angelegenheit.

Es gibt Neuwagenbesitzer, die nach Erhalt ihres Autos dieses auch schonungslos austesten, starten und losfahren inklusive Autobahnkilometer mit Höchstgeschwindigkeit. Andere ziehen als erstes Schonbezüge auf die Sitze und unternehmen zunächst weder Langstreckenfahrten noch Geschwindigkeitsproben und sind mehr damit beschäftigt, den Wagen zu polieren, als damit zu fahren. Man kann es also so oder so übertreiben. Aber bei der Integration eines neuen Mitarbeiters in eine vorhandene Organisation ist längst noch nicht alles bedacht und noch sehr viel weniger umgesetzt. Dabei liegt es doch auf der Hand: die sensible Prägung findet in den ersten Stunden, Tagen und Wochen statt. Das sollten die Verantwortlichen konstruktiv nutzen.

Donatella Locci Hesse