Die äußere Form eines Arbeitszeugnisses ist durch das Bundesarbeitsgericht klar definiert: Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass das Zeugnis auf sauberem Papier von guter Qualität erstellt wird, denn das Arbeitszeugnis ist eine Urkunde. Es muss sauber und ordentlich geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen o. ä. enthalten. Ein nur mit Bleistift geschriebenes Zeugnis kann der Arbeitnehmer zurückweisen. In der Regel gilt das DIN-A4- Format, es sei denn in der jeweiligen Branche ist ein anderes Format üblich. Zulässig sind aber technisch einwandfreie Kopien, wenn sie original unterschrieben sind.
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