Welche Software heute in Unternehmen wichtig ist

Wenn Sie heute in einem Unternehmen neu anfangen, werden von Ihnen bestimmte Qualifikationen erwartet. Genügten früher noch die Berufsausbildung und, mit dem Alter, Weiterbildungen und Berufserfahrung, so stellt Ihnen die Personalabteilung bereits im Vorstellungsgespräch die Frage, mit welcher Software Sie denn umzugehen wissen. Natürlich sind an dieser Stelle keine Textverarbeitungen gemeint, sondern berufsspezifische Lösungen. Aber welche Programme und Systeme sind wichtig und sollten Ihnen zumindest geläufig sein? Dieser Artikel nimmt die Softwarelösungen unter die Lupe.

Buchhaltungssoftware

Selbst wenn Sie nicht in der Buchhaltung arbeiten, sollten sie die Software einigermaßen kennen. Im Grunde genommen ist die Buchhaltungssoftware mit der vergleichbar, die Sie zu Hause für Ihre Steuererklärungen nutzen. Im unternehmerischen Umfeld wird sie jedoch auf weitere Bereiche ausgedehnt:

• Lohnbuchhaltung: jeder Mitarbeiter muss korrekt abgerechnet werden und hierbei ist die Buchhaltungssoftware eine gravierende Hilfe. Mit wenigen Klicks berechnet die Software beispielsweise die Abgaben, erstellt Lohnabrechnungen und weist den Betrag aus, den der Arbeitgeber an die Sozialversicherungen abführen lässt.
• Rechnungswesen: das gesamte Rechnungswesen wird über die Buchhaltungssoftware durchgeführt. Als Mitarbeiter in einer anderen Abteilung kommen Sie mit diesem Bereich in Berührung, wenn Sie vor der Auftragsbestätigung prüfen müssen, ob offene Forderungen gegen einen Kunden bestehen.
• Mobile Nutzung: viele Buchhaltungsprogramme unterstützen die mobile Nutzung. Hotelrechnungen, Tankquittungen oder Restaurantrechnungen werden über eine App eingescannt und nun direkt an die Software übermittelt. Diese Funktion erleichtert die aktuelle Buchhaltung und führt dazu, dass Rechnungen direkt korrekt gebucht werden.

Nutzt Ihr neuer Betrieb ein CRM oder ein ERP-System, ist die Buchhaltung nicht selten in das System inkludiert. Ob Sie jedoch in diesem Systembereich tätig werden können, entscheidet Ihr Arbeitgeber, da inkludierte Softwares oftmals nur für bestimmte Mitarbeiter freigegeben werden.

ERP-Software

Große Unternehmen, doch auch mittelständische und immer mehr kleinere Unternehmen arbeiten heute mit ERP-Systemen. Falls Sie noch nie etwas von einem ERP-System gehört haben, so kennen Sie es zumindest vom Hören unter dem Namen SAP. Und nun dürfen Sie sich relativ entspannt zurücklehnen, denn es ist praktisch unmöglich, das ERP-System Ihres neuen Arbeitgebers zu kennen oder zu beherrschen. Sollten Sie schon einmal mit einer ERP-Lösung gearbeitet haben, so wissen Sie, dass die Systeme unglaublich umfangreich sind und nahezu immer auf ein einzelnes Unternehmen zurechtgeschnitten werden. Grob gesagt kann ein ERP-System Folgendes:

• Ressourcenplanung: das System hilft einem Unternehmen dabei, verschiedene Ressourcen zu planen. Ressourcen können Warenbestände sein, aber auch Mitarbeiter, Einsatzzeiten oder Liefertouren.
• Zusammenführung: das System ist dazu imstande, alle Unternehmensbereiche in einem System zusammenzuführen. Dafür gibt es diverse Module und Möglichkeiten, die vom Unternehmen selbst hinzugefügt werden. Auch die Buchhaltung, Auftragsbearbeitung oder Logistik können eingebunden werden.
• Informationsgleichheit: das System führt alles so zusammen, dass jeder Mitarbeiter, sofern er die Rechte besitzt, auf dieselben Datenblätter zugreifen kann. Das betrifft natürlich auch mehrere Unternehmenssitze.

In der Regel wird ein Unternehmen hingehen und Ihnen vorab eine interne Schulung gewähren, damit Sie sich mit dieser Art von Software auseinandersetzen können.

CRM

Dies ist das »Customer Relations Management«. In der Software werden sämtliche Daten rund um Kunden, Lieferanten, Produzenten und andere Personen, die mit dem Unternehmen in Zusammenhang stehen, gespeichert und zusammengeführt. Auch das CRM dient dazu, eine Informationsgleichheit herzustellen, die dabei hilft, gezielt auf die einzelnen Zielgruppen einzugehen. Das Programm lässt sich mit der Telefonanlage vereinen, sodass die Datenblätter eines Kunden direkt auf dem Bildschirm erscheinen, wenn er anruft. Gleichfalls finden Sie das CRM gerne in ERP-Systeme integriert vor. Entsprechende Kenntnisse sind vor allem für angehende Führungskräfte sehr hilfreich.

Fazit - keine Furcht vor Software

Es ist immer gut, wenn Sie von den einzelnen Softwarelösungen schon einmal etwas gehört haben oder mit ihnen gearbeitet haben. Sobald es jedoch um spezielle Lösungen und ERP-Systeme geht, genügt es, wenn Sie deren Funktion kennen. Behaupten Sie im Vorstellungsgespräch nie, ein ERP zu beherrschen, weil Sie einmal mit ihm gearbeitet haben. Sie wissen nie, welche Module oder welchen Hersteller das Unternehmen nutzt. Mit Pech haben Sie ein Programm vor sich, welches in jedem Detail von dem abweicht, das Sie kennen. Solche Situationen können sich dann eher als Bumerang erweisen und sind somit kontraproduktiv.

Gastartikel von Thomas Jakobs