Geschäfts- und Dienstreise

Worauf Unternehmer achten müssen

In Unternehmen treten unterschiedliche Personen immer mal wieder Dienstreisen an. Um eine Dienstreise handelt es sich dann, wenn ein Berufstätiger seiner Arbeit nicht an seiner Arbeitsstätte und auch nicht im eigenen Zuhause nachgeht. Gründe, um eine Dienstreise zu absolvieren, gibt es einige. Nachfolgend werden die wichtigsten einmal aufgelistet. Außerdem wird es im Folgenden darum gehen, wie man sich auf einer Dienstreise absichern muss und ob die Reisekosten dafür erstattet werden.

Was sind Anlässe für eine Dienstreise?

Wann eine Dienstreise getätigt wird, kann unterschiedliche Gründe haben. Zum einen handelt es sich dabei häufig um Fahrten zu Kunden oder Lieferanten, zum Beispiel um mit diesen die weitere Zusammenarbeit zu besprechen. Zum anderen kann es sich dabei auch um Tagungen, Kongresse, Seminare oder Weiterbildungen handeln, an denen derjenige, der die Dienstreise tätigt, teilnimmt. Ein weiterer Anlass kann der Besuch von Messen und Ausstellungen sein. Auf solchen präsentiert man entweder das eigene Unternehmen oder nimmt die Konkurrenz ganz genau in Augenschein. An Dienstreisen zu Messen oder Ausstellungen nimmt in der Regel mehr als nur eine Person teil. In Bezug auf Lehrer werden auch Klassenfahrten und Exkursionen als Dienstreisen angesehen. Wissenschaftler unternehmen häufig Forschungsreisen und im Bauwesen muss häufig an einem anderen Ort ein Gutachten erstellt werden oder Ähnliches. Die Anlässe für eine Dienst- oder Geschäftsreise können demnach vielfältig sein.

Wie sichert man sich bestmöglich ab für eine Dienstreise?

Nur die wenigsten denken bei einer Dienstreise an irgendwelche Gefahren. Doch gerade im Ausland kann immer einmal etwas passieren – schließlich ist man Stress, dem Wechsel von Klima- und Zeitzonen, Infektionen und auch fehlenden Sicherheitsvorkehrungen ausgesetzt. Gegen Unfälle ist man in der Regel durch die Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft abgesichert. Doch gerade die eigene Gesundheit sollte besonders abgesichert werden im Ausland. Nicht in jedem Land gilt schließlich die gesetzliche Krankenversicherung, die in Deutschland für eine umfassende Versorgung bereitsteht. Nur in den Ländern, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, reicht die eigene Krankenversicherung aus. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung abzuschließen ist demnach eine gute Idee, um auf Dienst- oder Geschäftsreise gesundheitlich abgesichert zu sein!

Können die Reisekosten erstattet werden?

In den meisten Fällen regelt ein Kollektiv- oder Tarifvertrag genau, ob und inwiefern die Reisekosten erstattet werden. Meist werden Fahrtkosten, Übernachtungskosten und der Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber erstattet. Für den Verpflegungsaufwand wird auch häufig von Spesen gesprochen. In vielen Branchen gibt es spezielle Tagessätze – auch Diäten genannt -, die man pro Tag, den man auf der Dienstreise verbringt, zurückerstattet bekommt. Bei Berufen im öffentlichen Dienst und dann auch in diesem Bereich wird die Erstattung angesichts des Bundesreisekostengesetzes geregelt. In den sechszehn Bundesländern können diese Gesetze voneinander abweichen. Bei Selbstständigen gelten die Reisekosten dabei als Betriebsausgaben und bei Arbeitnehmern als Werbungskosten. Diese können vom Unternehmen oder eben dem Selbstständigen als Steuer abgesetzt werden. Allerdings wird dabei meist nur ein bestimmter Zeitraum wirklich als Dienstreise angesehen und kann abgesetzt werden. In Bezug auf eine Dienst- oder Geschäftsreise gibt es also einiges zu beachten. Mit den nötigen Informationen und einem ausreichenden Schutz kann diese einen jedoch beruflich weiterbringen!

Gastartikel von Vanessa Melchisedech