Checkliste zum Zeitmanagement

Mit diesen 7 Tipps haben Sie eine Stunde mehr Zeit pro Tag

Kennen Sie das? Ein Meeting ist vorzubereiten, Mails müssen durchgesehen und beantwortet werden und ein wichtiger Kunde wartet. In solchen Situationen ist Panik fehl am Platz. Durch professionelles Zeitmanagement kann die Selbstorganisation verbessert und so wertvolle Zeit gespart werden, sodass bei konsequenter Umsetzung pro Arbeitstag zumindest eine Stunde mehr Zeit zur Verfügung steht.

Grundlagen einer besseren Selbstorganisation

Das wohl am häufigsten verwendete Argument gegen Maßnahmen zur optimalen Nutzung der verfügbaren Arbeitszeit ist wohl jenes, dass man ohnehin schon bis über den Hals mit Arbeit überhäuft sei und daher keine Zeit für eine bessere Arbeitsplanung erübrigen könne. Wenn Sie es jedoch tun, werden Sie feststellen, dass sich nur 10 Minuten, die Sie täglich zur Planung Ihres Arbeitstages verwenden, vielfach bezahlt machen. Die besten Tipps zur effizienteren Arbeitsorganisation sind allerdings nutzlos, wenn der Betreffende nicht die Selbstdisziplin aufbringt, notwendige Optimierungsmaßnahmen im betrieblichen Alltag konsequent zu leben und in seine Verhaltensweisen unabänderlich zu integrieren. Ähnlich den Finanzen sollte auch bei der Zeitplanung zunächst festgestellt werden, wo Einsparungspotenziale vorhanden sind. Wir brauchen also ein Zeit-Haushaltsbuch. Schreiben Sie eine Woche lang alle durchgeführten Aktivitäten samt deren Zeitverbrauch nieder, berücksichtigen Sie dabei auch den Zeitaufwand für Konversation und Gedankenarbeit.

Die sieben Regeln des Zeitmanagements

1. Auf die richtigen Prioritäten kommt es an!

Prioritäten zu setzen ist zwingend notwendig, denn um Wichtiges von Unwichtigem trennen zu können, muss zuerst definiert werden, was nun wichtig ist und was nicht. Trennen Sie nicht nur Wichtiges von Unwichtigem, sondern auch Dringendes von weniger Dringendem. Wichtig ist stets auch die Effizienz der eigenen Bemühungen, so haben Untersuchungen gezeigt, dass durchschnittlich 80% der qualitativen Arbeitsergebnisse von lediglich 20% der durchgeführten Aktivitäten generiert werden. Daher sollte die Durchführung auch Erfolg versprechender Aktivitäten hinterfragt werden, wenn der Zeitaufwand zu hoch erscheint. Wenn sowohl Aufwand als auch erwarteter Nutzen einer Tätigkeit auf einer Skala von eins bis zehn eingestuft wird und sodann Aufwandswert durch Nutzwert dividiert wird, ergibt dies den Effizienzfaktor der Aktivität. Je niedriger dieser, desto höher sollte die Priorität dieser Tätigkeit sein, wobei in die Endpriorität selbstverständlich auch objektive Notwendigkeiten, etwa behördliche Fristen, einfließen müssen.

2. Delegieren Sie!

Sie sollten nicht alles selbst erledigen nur weil Sie denken, sich auf die Qualität der Arbeit anderer nicht verlassen zu können. Delegieren sie vor allem Routinetätigkeiten an Mitarbeiter, nutzen Sie Zustellservices, oft können zeitraubende Tätigkeiten wie die Erledigung der Buchführung vollständig an externe Dienstleistungsfirmen kostengünstig ausgelagert werden.

3. Seien Sie flexibel!

Jede Planung beinhaltet auch Unwägbarkeiten sowie nicht steuerbare Einflussgrößen. Ihr Vorgesetzter wird mitunter die Prioritäten anders setzen und der wichtige Kunde, der im Vorzimmer wartet, will sein Anliegen sofort behandelt wissen. Planen Sie für derartige Interventionen Pufferzeiten ein! Je höher der Grad der Fremdbestimmtheit bei der eigenen Arbeit - etwa durch direkten Kundenkontakt oder durch Weisungen Vorgesetzter - und je größer die Eintrittswahrscheinlichkeit unvorhergesehener und nicht beeinflussbarer Störungen (etwa ein Rechnerausfall) ist, desto mehr Zeit sollte für derartige Interrupts eingeplant werden.

4. Planen Sie den Tagesablauf!

Verbringen Sie jeden Morgen 10 Minuten damit, den Tagesablauf zu planen. Zumindest 50% der täglichen Arbeitszeit sollte für Tätigkeiten verwendet werden, die als wichtig einzustufen sind. Legen Sie auch fest, welche Punkte in einem Aufwasch erledigt werden können. Denn erledigte Aufgaben müssen nicht mehr administriert werden.

5. Setzen Sie sich Ziele und kontrollieren Sie den Erfolg!

Definieren Sie Ihre Ziele konkret und kontrollieren Sie laufend die Erfolgsaussichten Ihrer Bemühungen. Überlegen Sie vor jeder Aktivität, welches Ergebnis Sie erwarten. Überprüfen Sie danach, ob Ihre Erwartungen erfüllt wurden. Falls nicht, was hat gefehlt? Wie kann es nächstes Mal gelingen?

6. Outsourcing im Büroaltag

Wenn der Unternehmer es in Eigenregie löst, dann kann er eine Sekretärin einstellen oder Rufumleitungen auf sein Mobiltelefon einrichten. Durch die Einstellung einer Sekretärin entstehen hohe Kosten, die Rufumleitung auf das Handy ist stressig und lenkt von der eigentlichen Aufgabe ab. Alternativ dazu ist also zu erwägen, diese Tätigkeit an einen Sekretariatsservice zu übergeben. Dieser ist jederzeit nutzbar, sodass man flexibel darüber entscheiden kann, wann man seine Anrufe umleitet. Der Telefonservice nimmt Ihre Anrufe entgegen und benachrichtigt Sie per E-Mail oder SMS. Sie sparen Personalkosten, sind für Ihre Kunden und Interessenten immer erreichbar und können kompakter arbeiten, da Sie durch Ihr Telefon nicht gestört werden.

7. Kommunizieren Sie richtig!

Kundenkommunikation ist wichtig, sollte aber rationell erfolgen. Fassen Sie ständig wiederkehrende Fragen in FAQs auf Ihrer Webpage zusammen. Verbessern Sie die Produktinformation, wenn stets Fragen kommen, die eigentlich nicht auftauchen sollten. Auch sollte der Zeit, die für den Social Media-Bereich aufgewendet wird, ein konkreter Marketing Plan einschließlich permanenter Evaluierung der Resultate zugrunde liegen.

Zum Abschluss

Durch optimales Zeitmanagement und effiziente Selbstorganisation kann bei der Erledigung beruflicher Aufgaben enorm viel Zeit gespart werden. Voraussetzung dafür ist entsprechende Selbstdisziplin, um gefasste Vorsätze im Arbeitsalltag auch konsequent umzusetzen. Das Hinterfragen auch vermeintlich notwendiger Aktivitäten hinsichtlich des Verhältnisses von Zeitaufwand und Nutzen kann die Produktivität geleisteter Arbeit spürbar steigern und so zusätzliche Zeitfenster für wertschöpfungsorientierte Tätigkeiten schaffen.

Ein Gastartikel von Bueroservice24.de