Reisekostenübernahme

Wer trägt die Reisekosten für das Vorstellungsgespräch?

Das Vorstellungsgespräch ist ein wichtiges Etappenziel auf dem Weg zum neuen Job. Je nachdem, wo Sie sich beworben haben, liegt allerdings eine mehr oder weniger weite Anreise vor Ihnen. Wer trägt diese Kosten? Viele Bewerber sind sich über die Modalitäten einer Reisekostenübernahme unsicher.

Welche Kosten trägt der potenzielle Arbeitgeber

Prinzipiell muss der potentielle Arbeitgeber laut § 670 BGB die Reisekosten übernehmen, wenn er Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Einladung schriftlich oder telefonisch erfolgt. Ebenso unerheblich ist, ob er die Stelle ausgeschrieben hat oder Sie sich eigeninitiativ beworben haben. Auch das Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses ist keine Voraussetzung für eine Kostenübernahme.

Die Reisekosten umfassen üblicherweise Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Die Erstattung eines eventuellen Verdienstausfalles gehört nicht dazu. Idealerweise gibt der potentielle Arbeitgeber in seinem Einladungsschreiben zur Höhe der Kosten, die er bereit ist zu übernehmen, detaillierte Hinweise wie "Wir übernehmen gern die Kosten in Höhe einer Bahnfahrt zweiter Klasse" oder ähnliches. Benutzen Sie Ihren Wagen, gelten die normalen Pauschalsätze der Reisekostenerstattung für Dienstfahrten etc. (also 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer). Sollten Anfahrten per Bahn oder PKW zu umständlich oder zeitaufwändig sein, gilt die Kostenübernahme auch für einen günstigen Flug. Dies sollten Sie vorher unbedingt abklären.

Im Übrigen lohnt sich ein Blick auf die Website Ihres Arbeitgebers, ob er sich zum Thema äußert. So hat beispielsweise die Lufthansa, wie einige andere Unternehmen auch, einen eigenen Hinweis zu diesem Thema nebst Formular für die Reisekostenerstattung auf ihre Seite gesetzt, in dem alle Details geregelt sind.

Übernachtungskosten werden übernommen, wenn es Ihnen aufgrund der Entfernung nicht zuzumuten ist, am selben Tag hin und zurück zu fahren oder z. B. keine Züge mehr fahren. Erfahrungsgemäß richtet sich die Höhe der Kostenübernahme nach der ausgeschriebenen Position. Grundsätzlich sollten Sie aber keine zu übertriebenen Ansprüche stellen, um nicht von vorne herein einen schlechten Eindruck zu erwecken. So können Sie auch gleich Ihr Verantwortungsbewusstsein für Ihre potentielle Firma zeigen. Ein guter Richtwert sind die Pauschalbeträge, die für die Reisekostenerstattung im Einkommenssteuergesetz § 4 V Nr. 5 EStG festgelegt wurden.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie Details also vorher klären. Dazu gehört z. B. auch die Wahl eines preislich angemessenen Hotels und einer entsprechenden Verpflegung. Die Rechnung für ein Luxus-Drei-Gänge-Menü sollten Sie besser nicht zur Kostenübernahme einreichen.

Wann entfällt die Kostenübernahmepflicht für den potentiellen Arbeitgeber?

Der potentielle Arbeitgeber kann sich jedoch seiner finanziellen Verpflichtung entziehen, wenn er sich ausdrücklich von der Kostenübernahme distanziert. Eine mögliche Formulierung wäre z. B. "Eine Kostenübernahme für Ihre Anfahrt können wir leider nicht übernehmen." Dies muss jedoch bereits in seinem Einladungsschreiben bzw. im Einladungsgespräch geschehen. Eine entsprechende Äußerung, wenn Sie bereits vor Ort sind, ist ungültig und rechtlich anfechtbar.

Sollten Ihre Reisekosten nicht übernommen werden, bleibt Ihnen zumindest der kleine Trost, sie steuerlich absetzen zu können, wenn Sie sich aus einer festen Stelle heraus beworben haben. Es empfiehlt sich dazu, die Einladungsschreiben samt Quittungen einzureichen.

Zu einer Reisekostenübernahme ist ein potenzieller Arbeitgeber ebenfalls nicht verpflichtet, wenn Sie ihn sozusagen "auf eigene Faust", also ohne Einladung, aufsuchen.

Die Kostenübernahme durch die Arbeitsagentur

Sind Sie arbeitslos, können Sie sich wegen einer Kostenerstattung an Ihre zuständige Arbeitsagentur wenden, wenn der potentielle Arbeitgeber nicht bereit ist zu zahlen. In der Geschäftsanweisung zur Förderung aus dem Vermittlungsbudget zum SGB II heißt es unter Punkt 7.4. ausdrücklich:

"Die Kosten einer Vorstellungsreise hat grundsätzlich der Arbeitgeber zu tragen, wenn er die persönliche Vorstellung veranlasst hat. Dabei kommt es nicht darauf an, ob ein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist. Etwas anderes gilt, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig (regelmäßig vor Antritt der Reise) und unmissverständlich zum Ausdruck gebracht hat, die Kosten nicht tragen zu wollen (§ 670 BGB, vgl. Urteil des BAG vom 29. Juni 1988 - 5 AZR 433/87). Erfüllt der Arbeitgeber seine Verpflichtung zur Übernahme der Vorstellungsreisekosten nicht, darf die Förderung aus dem Vermittlungsbudget deshalb nicht versagt werden."

Den entsprechenden Antrag müssen Sie allerdings immer vor Ihrer Reise stellen. Kosten werden nur für die günstigste Reisevariante übernommen. Erkundigen Sie sich im Vorfeld auch, in welcher Höhe die Arbeitsagentur die Kosten übernimmt. Die Kostenerstattung gilt übrigens auch, wenn Sie für Ihr Vorstellungsgespräch ins EU-Ausland reisen müssen. Grundlage sind die "europarechtlich garantierte Freizügigkeit der Arbeitnehmer" und die seit 01. Januar 2009 geltende Neuregelung im Arbeitsförderungsrecht, nach dem Arbeitsagenturen die Beschäftigung in EU - und anderen Vertragsstaaten fördern können.

Wenn es Probleme gibt

Grundsätzlich sind schriftliche Vereinbarungen zum Thema Reisekostenübernahme die empfehlenswertere Variante, wenn es zu Problemen bei der Kostenübernahme kommen sollte. Hat sich Ihr potentieller Arbeitgeber weder schriftlich noch mündlich zu diesem Thema geäußert, hat er sich quasi damit einverstanden erklärt, dass er die Kosten übernimmt. Darauf können Sie sich vor Gericht berufen.

Sollte er sich weigern, Ihre Kosten zu übernehmen, hilft erst einmal ein klärendes Gespräch, um Missverständnisse auszuschließen. Danach bleibt Ihnen nur noch der Weg zum Anwalt - und die Überlegung, ob Sie wirklich für einen Arbeitgeber arbeiten wollen, der Ihnen schon zu Beginn einer möglichen Karriere Ihr gesetzlich verankertes Recht absprechen will.

Sabine Eller Büro für Berufsstrategie