Gesprächsverlauf

Feedback im Fokus des Personalgesprächs

Im Personalgespräch geht es um die Vermittlung von Fakten und Informationen, aber auch um persönliche Einschätzungen, Beurteilungen und Meinungen. Im Mittelpunkt des Gedankenaustauschs steht das Feedback. Ein positives Ergebnis unterliegt hierbei bestimmten Regeln, die im Gesprächsverlauf eingehalten werden sollten.

• Nach einem kurzen Small Talk umreißt der Vorgesetzte den Anlass und die Zielvorstellung des Personalgesprächs. Dabei ist es wichtig, immer mit etwas Positivem zu beginnen.
• Im Personalgespräch geht es ausschließlich um Sachthemen. Auch wenn ein Fehlverhalten des Mitarbeiters im Mittelpunkt steht oder Anlass für das Gespräch ist, es darf niemals die Person angegriffen werden.
• Anschließend bietet der Vorgesetzte seinem Mitarbeiter an, dass dieser das Feedback jederzeit umdrehen kann. So signalisiert er, dass er ebenfalls aufnahmebereit für Vorschläge oder Kritik ist. Dieses Angebot wirkt sich positiv auf die Gesprächsatmosphäre aus. Der Mitarbeiter kann die "Verteidigungshaltung" gegenüber dem Vorgesetzten eher ablegen.
• Jetzt gilt es, diese konstruktive Gesprächshaltung weiterhin beizubehalten. Die anstehenden Punkte thematisiert der Vorgesetzte deshalb vorzugsweise aus der "Ich"-Perspektive: "Ich finde, in letzter Zeit ..." oder "Mir ist aufgefallen ..." Diese Formulierungen verhindern, dass sich der Mitarbeiter "vorverurteilt" oder machtlos fühlt.
• Der Mitarbeiter erhält Gelegenheit, ausführlich Stellung zu beziehen. So wird es möglich, dass er von sich aus adäquate Ideen und Lösungen für die angesprochene Problematik entwickelt.
• Ziel des Feedback im Personalgespräch ist eine für beide Seiten befriedigende Klärung. Liegen Defizite vor, beispielsweise in der Arbeitsleistung, sollten feste Vereinbarungen zur Verbesserung angestrebt werden. Bei einem positiven Feedback kann beispielsweise in Aussicht gestellt werden, dass der Mitarbeiter demnächst eine verantwortungsvollere Position einnehmen kann.

Verhaltensregeln im Personalgespräch
Richtig agieren

Während des Personalgesprächs empfiehlt es sich für beide Seiten, Notizen zu machen. Zum Abschluss werden die erzielten Ergebnisse zusammengefasst, schriftlich protokolliert und eine Kopie dem Mitarbeiter ausgehändigt. Notfalls wird ein Termin für ein neues Gespräch angesetzt. Die Umsetzung der Vereinbarungen liegt in der Verantwortung beider Seiten.

Der Ton macht die Musik - auch und gerade im Personalgespräch. Die wichtigsten Regeln für beide Seiten sind:

• Wählen Sie einen ruhigen und sachlichen Tonfall.
• Lassen Sie sich gegenseitig ausreden.
• Hören Sie konzentriert und aktiv zu. Aktives Zuhören beinhaltet, dass Sie bei Unklarheiten nachfragen und das Gehörte gelegentlich mit eigenen Worten zusammenfassen.
• Bewahren Sie Ihre Authentizität in der Gesprächsführung. Das heißt, erläutern Sie Ihren Standpunkt mit Ihren eigenen Argumenten und auf Grund Ihrer persönlichen Einschätzung.
• Vermeiden Sie plötzliche Verhaltensänderungen. Dies wirkt irritierend, sorgt für Misstrauen und Unbehagen.

Für den Vorgesetzten gilt im Personalgespräch besonders:

• Wenn Sie Ihren Mitarbeiter gut kennen, können Sie im Personalgespräch eine Ansprache wählen, die dessen Naturell entgegenkommt. Eine für ihre Sensibilität bekannte Person wird beispielsweise eine herzliche Ansprache zu schätzen wissen.
• Stellen Sie gezielte Fragen und bringen Sie den Mitarbeiter dazu, die Lösung des Problems möglichst selbst zu finden oder auch eigene Wünsche offen zu äußern.
• Keinesfalls sollten Sie das Ergebnis des Personalgesprächs gedanklich oder planerisch vorwegnehmen. Dies würde dem Feedback-Charakter des Personalgesprächs zuwider laufen. Stattdessen sollten Sie immer eine gemeinsam entwickelte Lösung anstreben.

Bestimmte Themen wie Konflikte mit Kollegen sind für einen Mitarbeiter heikel. Emotionalität ist hier vorprogrammiert. Aufgabe des Vorgesetzten ist es in diesem Fall, den Mitarbeiter wieder zur sachlichen Argumentation zurückzuführen. Er selbst sollte dabei immer neutral und sachlich bleiben, auch wenn sein eigenes Verhalten kritisiert wird.