Präsentation

Überzeugung mit Format

Die Themen sind vielfältig. Sei es ein Vortrag über Mitarbeiterführung, die Vorstellung eines Produktes oder einer neuen Marketingstrategie. Selbst ein Vorstellungsgespräch ist in gewisser Weise eine Präsentation – die seiner eigenen Persönlichkeit. Durch eine Präsentation wollen Sie von einer neuen Idee überzeugen, bisherige Bemühungen rechtfertigen oder zukünftige Entscheidungen beeinflussen.

Das konkrete Ziel kann die Bewilligung von Geldern sein, ein lukrativer Vertragsabschluss oder auch der Gewinn eines Wettbewerbs. Aber das Hauptanliegen jeder Präsentationen ist es, die Zuhörer von der Notwendigkeit und den Vorteilen der eigenen Schlussfolgerung zu überzeugen. Dies gelingt, indem Sie Ihre Informationen in kürzester Zeit prägnant und unterhaltsam weiter geben.

Wie Sie überzeugend und gewinnend auftreten, komplexe Sachverhalte bildhaft veranschaulichen und auf Irritationen souverän reagieren – all dies können Sie mit Hilfe der richtigen Techniken erlernen. Eine gelungene Präsentation beruht auf sorgfältiger Planung, gewissenhafter Vorbereitung und souveräner Durchführung.

Erfolg in der Präsentation dank Vorbereitung

Eine intensive Vorbereitung auf eine Präsentation erfolgt auf drei Ebenen: mental, organisatorisch und inhaltlich.

Präsentation: Die mentale Vorbereitung

• Treten Sie selbstbewusst an die Aufgabe heran. Werten Sie die Bitte um eine Präsentation als Kompliment an Ihre Fähigkeiten und als Vertrauensbeweis. Der Vortrag bietet Ihnen die Chance sowohl Ihr Wissen als auch Ihre rhetorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.
• Gehen Sie entspannt in die Präsentation. Genügend Schlaf, eine leichte Ernährung und etwas sportliche Betätigung sind die ideale Voraussetzung für eine gelassene Ausstrahlung. Seien Sie rechtzeitig vor Ort, um sich auf die Atmosphäre der Veranstaltung einzustellen. Dies verschafft zudem einen zeitlichen Puffer, falls eine kleine technische Panne auftritt. Direkt vor dem Vortrag hilft ein kurzer Small Talk mit dem Veranstalter oder einem interessierten Teilnehmer, die Nervosität zu dämpfen. Sich daran zu erinnern, welche persönlichen Ziele Sie mit dieser Präsentation verbinden, motiviert noch einmal zusätzlich – ebenso wie sich zu vergegenwärtigen, dass die Zuhörer an neuem Wissen interessiert sind.
• Begreifen Sie Ihre Präsentation als weitere Gelegenheit sich zu professionalisieren. Fakten überzeugend zu präsentieren, ist auch Übungssache.

Präsentation: Die organisatorische Vorbereitung

Diese Vorbereitungsebene umfasst die äußeren Rahmenbedingungen. Klären Sie folgende Punkte im Vorfeld:

• den Zeitrahmen für die Vorbereitungszeit. Planen Sie genügend Raum (ca. 2 Wochen) für die Vorbereitung ein. Verwenden Sie ebenso viel Zeit auf die inhaltliche Vorbereitung wie auf die Gestaltung der Präsentation.
• den zeitlichen Rahmen des Vortrages. Ihr Vortrag sollte kurz und prägnant sein. Versuchen Sie sich auch bei komplexen Themen auf höchstens 40 Minuten zu beschränken. Eine Vortragslänge von 20-30 Minuten ist ideal.
• die Art der Veranstaltung. Ist die Präsentation Hauptanlass oder ein Programmpunkt unter vielen?
• die passende Räumlichkeit (Größe, Ambiente, technische Möglichkeiten)
• die Medien, die Sie in Ihren Vortrag einbauen. Wählen Sie geeignete Geräte und sorgen Sie für deren Verfügbarkeit (Overhead-Projektor, Fernseher, Video-Beamer, Flip-Chart etc.)

Präsentation: Die inhaltliche Vorbereitung

Hier beschäftigen Sie sich mit dem Thema und Ihrer Vortragsweise. Zu einer entsprechenden Planung gehören:

• die genaue Festlegung des Präsentationszieles
• die Teilnehmeranalyse
• die inhaltliche Auswahl
• die Planung der richtigen Reihenfolge Ihrer einzelnen Punkte
• die Vortragsweise und Choreografie ihrer Ausführungen

Die inhaltliche Auswahl

Üblicherweise referieren Sie über ein Thema, über welches sich stundenlang reden ließe. Doch Ihnen bleibt nur wenig Zeit, um Ihren Zuhörern einen Überblick zu verschaffen. Deshalb müssen Sie eine Art Auswahlprozess in Gang setzen: Gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:

• Brainstorming: das Sammeln aller Stichpunkte und Assoziationen, die mit dem Thema zu tun haben. Auf diese Weise verringert sich die Gefahr, etwas Wesentliches zu vergessen.
• Aussortieren der besonders wichtigen Aspekte: Sie liefern erste Anhaltspunkte für Präsentationsinhalte und -struktur. Hauptkriterien für die Auswahl sollten die Prioritäten des Publikums sein, seine Aufnahmefähigkeit und die zur Verfügung stehende Zeit.
• Inhaltliche und zeitliche Gliederung der Präsentation: die grobe Festlegung des Anfangs, des Mittelteils und des Endes. In dieser Phase schreiben Sie das Drehbuch Ihrer Präsentation. Entscheidend ist hierbei die Konzentration auf wenige aussagekräftige Argumente und die wichtigsten Botschaften. Verzichten Sie auf irrelevante Details.
• Präzise Strukturierung der inhaltlichen Aspekte: Gemessen am vorgegebenen Zeitbudget erfolgt nun die Festlegung der Vortragsstruktur. Jeder Hauptpunkt nimmt ca. fünf bis 10 Minuten in Anspruch. Die jeweiligen Informationen werden den einzelnen Gliederungspunkten zugeordnet.

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