Präsentationen strukturieren

Präsentationsziel und Methoden

Das Präsentationsziel entscheidet über Inhalt, Aufbau und Gestaltung jeder Präsentation. Je klarer es formuliert ist, desto leichter fällt eine überzeugende Gliederung. Am besten ist, dieses Ziel kurz und präzise schriftlich zu formulieren. Es sollte realistisch und umsetzbar sein. Bei mehreren Zielen empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen.

Es gibt sachliche und persönliche Ziele. Beide sind etwa gleich wichtig und wertvoll und lassen sich auch nicht immer ganz genau voneinander trennen. Es ist aber legitim, sie während der Präsentation parallel zu verfolgen. Persönliche Ziele können sein:

• die Sympathie des Publikums zu gewinnen
• die eigene Kompetenz zu demonstrieren
• die Freude und Fähigkeit des Präsentierens zu zeigen

Bei der Umsetzung persönlicher Ziele dürfen allerdings die sachlichen Ziele, der eigentliche Anlass der Präsentation, nicht ins Hintertreffen geraten. Sachliche Ziele einer Präsentation sind:

• Verständnis zu wecken
• Informationen zu vermitteln
• Zuhörer zu überzeugen
• Entscheidungsprozesse in Gang zu setzen (z.B. eine Kaufentscheidung)
• das Bewusstsein für bestimmte Problemstellungen zu schärfen
• Wünsche und Vorgaben des Auftraggebers zu erfüllen

Hauptziel ist jedoch, dass am Ende der Präsentation ein Zuwachs an Wissen steht, das die Zuhörer als Bereicherung empfinden.

Die Teilnehmeranalyse einer Präsentation

Jede Zuhörerschaft benötigt eine individuelle Ansprache. Als Vortragender müssen Sie die spezifische Erwartungshaltung Ihres Publikums erkunden. Ein wissenschaftliches Fachpublikum lässt sich nicht mit flotten Sprüchen, multimedialem Einsatz und Pop-Musik überzeugen. Ebenso wenig erzielt bei einem Verkaufsgespräch die bloße Nennung trockener Zahlen und Fakten den gewünschten Effekt.

Eine effektive Teilnehmeranalyse gelingt am besten über die SIE-Formel Sie richtet sich auf die:

• Situation der Zuhörer
• Interessen der Zuhörer
• Einstellungen der Zuhörer

Je stärker Sie auf Ihr Publikum und dessen Erwartungshaltungen eingehen, umso wahrscheinlicher erreicht Ihre Botschaft die Zuhörer. Mit Hilfe der gezielten Teilnehmeranalyse können Sie Inhalt und Ablauf Ihrer Präsentation effektiver gestalten.

Präsentation strukturieren: Der AHA-Effekt

Eine Präsentation lässt sich am besten nach dem AHA-Prinzip organisieren – nach Anfang, Hauptteil und Abschluss.

Anfang: Ein guter Anfang informiert über Anlass, Ablauf und Ziel der Präsentation und motiviert zum Zuhören. Sympathie und Interesse weckt der Redner über eine freundliche Begrüßung und eine positive Ausstrahlung.

Hauptteil: Eine klar strukturierte, verständlich formulierte Argumentationskette führt den Zuhörer durch den Hauptteil. Ein roter Faden ist dabei extrem wichtig, um Verwirrung oder eigenes Abschweifen zu vermeiden. Gelegentliche Zusammenfassungen der wichtigsten Argumente sind anzuraten. Bauen Sie auch Beispiele aus der Praxis der Zuhörer ein. So unterstreichen Sie Ihre theoretischen Ausführungen und erregen neues Interesse.

Abschluss: Erfahrungsgemäß bleibt der Schluss am ehesten im Gedächtnis. Deswegen empfiehlt es sich, auf die Formulierung der Ergebnisse besonders viel Wert zu legen. Dabei wird die Anfangsthese oder -frage noch einmal aufgegriffen und beantwortet. Ein Ausblick auf die Zukunft eignet sich sehr gut, um eine Diskussion im Anschluss anzuregen, den Prozess- und Entwicklungscharakter der Ausführungen zu unterstreichen oder künftige Chancen zu skizzieren. Wichtig ist, den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen: besser im Hauptteil kürzen, als auf die einprägsame Quintessenz des Schlusses zu verzichten.

Präsentationen strukturieren: Das SMART-Prinzip

Es gibt zwei Vortrags-Prinzipien, die als Grundgerüst für viele Zielsetzungen geeignet sind. Das SMART-Prinzip hilft Ihnen bei der konzeptionellen Vorbereitung Ihrer Präsentation:

Spezifisch: So konkret wie möglich. (zum Beispiel: Was genau sollen die Zuhörer wissen?)

Messbar: Woran ist das Erreichen der Ziele abzulesen? (zum Beispiel: Setzen Sie einen Bewertungsbogen ein? Von wem lassen Sie sich Feedback geben?

Aktionsorientiert: Welche Schritte sind einzuleiten? (zum Beispiel: Welche Literatur brauchen Sie noch?)

Realistisch: Was ist machbar? (zum Beispiel: Welches Teilziel ist weniger wichtig, so dass Sie es bei Zeitdruck weglassen könnten?)

Terminiert: Wann soll welches Ziel erreicht werden? (zum Beispiel: Wie viel Zeit planen Sie für die einzelnen Vortragsschritte ein?)

Präsentationen strukturieren: Die AIDA-Formel

Geht es in Ihrer Präsentation darum, etwas zu verkaufen, empfiehlt sich zudem die AIDA-Formel:

A = attention (Aufmerksamkeit erzeugen) Es lohnt sich, sich zu konzentrieren.
I = interest (Interesse am Produkt wecken) Ein ansprechendes Produkt.
D = desire (Wunsch entstehen lassen, es auszuprobieren) Das will ich haben!
A = action (Handlungsaktivität auslösen) Das Produkt kaufen.