Präsentationstechniken

Beim Zuhörer ankommen

Grundsätzlich geht es bei einer Präsentation um die Kommunikation von Botschaften. Diese Übermittlung funktioniert nach dem Sender-Empfänger-Modell. Dabei ist der Redner der Sender, der seine Botschaften verschlüsselt, also angemessen formuliert.

Eine Botschaft erfüllt ihren Zweck, wenn sie vier Aspekte enthält:

• die Sache selbst
• einen Appell an die Zuhörer
• die Beziehungsebene zu den Zuhörern
• und das Selbst, die eigene Beteiligung

Für jede dieser Ebenen muss eine spezielle Ausdrucksform gewählt werden, die der Zuhörer problemlos entschlüsseln und eindeutig interpretieren kann. Zudem muss der Sender sofort das Interesse der Zuhörer wecken und deren Aufmerksamkeit über die gesamte Zeit des Vortrags wach halten.

Eine Botschaft ist laut Kommunikationsforschung ein Zusammenspiel von verbalen, vokalen und nonverbalen Hinweisen. Die Verteilung dieser Komponenten ist überraschenderweise sehr ungleichgewichtig. Die Botschaft besteht:

• nur zu 7% aus verbalen Hinweisen, dem Wortinhalt
• zu 38 % aus vokalen Hinweisen, der Stimmlage und stimmlichen Modulationen
• zu 55 % aus nonverbalen, körpersprachlichen Hinweisen

Eine Botschaft, die verstanden wird, basiert also zu einem Großteil auf einem überzeugenden Einsatz von Stimme und Körpersprache. Denn die überzeugendsten Argumente verpuffen, wenn ihre Darlegung die Zuhörerschaft nicht optimal erreicht.

Präsentationstechnik
Rhetorische Kniffe

Erst die richtige "Verpackung" von Argumenten sorgt dafür, dass sie ihre Wirkung voll entfalten und im Gedächtnis haften bleiben. Die Rhetorik, die Kunst, eine Rede interessant und abwechslungsreich zu gestalten, hält einige Kniffe parat. Dazu gehören

• Rhetorische Frage, die keine Antwort erwartet, weil sie auf der Hand liegt ("Wollen wir es nicht alle einfacher haben?")
• Vergleich ("An diesem Lack perlt das Wasser ab wie ein Tautropfen an einem Blütenblatt")
• Metapher (die Übertragung eines Begriffs in einen anderen Bereich, der damit eigentlich nichts zu tun hat – z. B. "Der jetzige Finanzplan ist ein Fass ohne Boden" steht für "Verschwendung und Uferlosigkeit")
• Hyperbel (ein übertreibender Ausdruck wie "Er hatte die Größe Goliaths")
• Antithese (die Bildung eines Gegensatzpaares, z. B. "wie Feuer und Wasser")
• Anapher (eine kontinuierliche Steigerung, z. B. "Sie kamen nicht etwa nach einigen Minuten, nach einigen Stunden, nein, sie kamen erst nach Tagen, um uns zu helfen.")
• Trikolon (eine Reihung mit drei Gliedern, z. B. "Spiel, Satz und Sieg.")
• Klimax ("Am Anfang nur ein Geistesblitz, wurde es zur zündenden Idee, die heute eine ganze Branche in flammende Begeisterung versetzt.")
• Anekdoten, Dialekte, Zitate, Vergleiche mit Alltagssituationen. Kleine Einsprengsel, die für Heiterkeit sorgen, verhindern Langeweile und motivieren das Publikum zum aufmerksamen Zuhören. Die unerwartete Ablenkung fördert die weitere Konzentration und trägt dazu bei, die Fakten des Vortrags besser im Gedächtnis zu behalten.

Grundsätzlich besticht eine gute Rede durch kurze Sätze. Verwenden Sie viele Verben und veranschaulichende Beispiele. Vermeiden Sie hingegen den übermäßigen Gebrauch von Abkürzungen und – eventuell unbekannten – Fach- und Fremdwörtern. Besonders "ansprechend" wirkt die spontane Rede ohne Manuskript. Das vermittelt Souveränität, Fachkompetenz und eröffnet Ihnen die Möglichkeit, besser auf Reaktionen der Zuhörer einzugehen.

Präsentationstechnik: Die Stimme einsetzen

Das Sprechtempo, die Stimmlage, die Lautstärke und die Modulationsfähigkeit der Stimme besitzen eine entscheidende Wirkung auf die Zuhörer. Nutzen Sie deshalb Ihre Stimme als Instrument – und erproben Sie dessen Wirkung im Vorfeld.

• Trainieren Sie Ihre Atmung. Die Grundvoraussetzung eines guten "Stimmsitzes" ist die Bauchatmung. Diese Atmung können Sie durch alle Arten von Sport trainieren.
• Nehmen Sie Ihre Sprechweise auf Band auf. Ein angemessenes Sprechtempo, das Ruhe und Souveränität vermittelt, lässt sich am besten mit Hilfe einer Bandaufnahme ermitteln. Ein guter Richtwert sind ca. zwei Worte innerhalb von zwei bis vier Sekunden. Das eigene, rein subjektive Empfinden des Redners, etwas zu langsam zu sprechen, ist für den Zuhörer meist genau das richtige Tempo. Außerdem kennt er ja im Gegensatz zum Redner die Fakten nicht und ist dankbar für die Möglichkeit, das Gehörte zu verarbeiten.
• Modulieren Sie Ihren Sprachfluss. Durch die stimmliche Modulation können Sie Ihren Vortrag auch auf der Wahrnehmungs-Ebene gliedern. Um Fakten einprägsam zu vermitteln und den Zuhörer nicht zu überfordern, empfiehlt es sich, bei jedem Satzzeichen eine Pause zu machen. Eine kurze Markierung an den entsprechenden Stellen des Manuskripts erinnert Sie während des Vortrages daran. Das Gleiche gilt für Absätze und für jeden neuen Gedanken. Das Senken der Stimme, das "Sprechen auf den Punkt" signalisiert das Ende von Sätzen oder Gedankengängen. Wichtige Punkte können Sie durch stimmliche Betonungen hervorheben, achten Sie jedoch darauf, dass Sie diese Betonungen keinesfalls übertreiben. Bauen Sie zudem Pausen ein. Diese bieten dem Zuhörer Gelegenheit, das Gehörte zu rekapitulieren.
• Als kurzfristige Maßnahme empfiehlt es sich, vor der Präsentation ausreichend Wasser zu trinken. Ein Lächeln kurz vor dem "Auftritt" löst Verkrampfungen der Gesichtsmuskulatur. Automatisch wird die Stimme weicher und angenehmer. Außerdem weckt ein Lächeln die Sympathien der Zuhörerschaft.

Präsentationstechnik: Mit Körpersprache verstärken

Der Einsatz von Körpersprache kann die Wirkung des Gesagten wesentlich unterstützen, sie aber auch zerstören. Den Blick abzuwenden, die Arme zu verschränken, oder gar dem Publikum den Rücken zuzudrehen, sind absolute Tabus. Auch eine übertriebene Mimik und Gestik sind zu vermeiden. Das wirkt unsouverän und lenkt unnötig vom Inhalt ab. Folgende Grundregeln sorgen indessen für eine positive und sympathische Ausstrahlung:

• eine freundliche Mimik (z. B. ein gewinnendes Lächeln)
• ein sicherer Stand (die Beine etwa hüftbreit auseinander, ohne sie zu überkreuzen)
• eine aufrechte Haltung
• Zugewandtheit zum Publikum
• gelegentliche Standortwechsel
• dynamische Gesten mit fließenden Bewegungen, ohne allzu raumgreifend zu sein

Schauen Sie zu Beginn des Vortrages einige Sekunden wortlos ins Publikum. Das lenkt die Aufmerksamkeit auf Sie, erhöht die Spannung und schafft die Ruhe und Konzentration. Wenn möglich, sollte Ihr Redemanuskript auf kleinen Zetteln stehen. Legen Sie es auf das Rednerpult, um die Hände frei zu haben.

Beachten Sie auch, dass die Präsentation erst zu Ende ist, wenn alle Teilnehmer den Raum verlassen haben. Bis dahin sind Sie Gegenstand des allgemeinen Interesses. Deswegen sollten Sie eine gewisse Körperspannung aufrecht erhalten, um authentisch und glaubwürdig zu bleiben.

Theorie mit Medien sichtbar machen

So rhetorisch perfekt ein Vortrag auch immer sein mag, gerade bei komplexen Themen ist es sehr schwer, auf Dauer konzentriert zu bleiben. Der Einsatz verschiedener Medien, das Visualisieren bestimmter Themen, fördert die Konzentration der Zuhörer. Denn die optischen Reize regen das Interesse an. Zudem können Inhalte visuell vereinfacht werden – und bleiben so besser im Gedächtnis.

Für eine Präsentation eignen sich:

• Flip-Charts
• Tafeln/Whiteboards
• Moderationswände

Diese Hilfsmittel sind dynamisch und bieten eine gute Interaktionsmöglichkeit mit den Zuhörern (z. B. durch das gemeinsame Sammeln von Argumenten). Nachteilig ist, dass der Redner seiner Zuhörerschaft oft den Rücken zudrehen muss. Je nach Handschrift gibt es zudem Schwierigkeiten in der Leserlichkeit oder zu wenig Platz für die Ausführungen.

• Overhead-Folien sind einfach und schnell zu handhaben und gut zu kopieren, bieten aber kaum Bewegungsmöglichkeiten.
• Powerpoint-Präsentationen sind eine automatische Abfolge von vorher per PC erstellten Seiten, die wahlweise Text, Grafiken, Bildern oder Tabellen enthalten. Sie wirken professionell und dynamisch. Außerdem bieten sie breite Variationsmöglichkeiten, auch in der Farbgestaltung. Sie eignen sich besonders gut für mittellange bis lange Vorträge. Allerdings benötigen sie eine lange Aufbauzeit.

Die Gemeinsamkeiten von Powerpoint-Präsentationen und Overhead-Folien liegen in der Projektion auf eine (Lein-)Wand. Um die Zuhörer nicht zu irritieren, sollte die Kopf- und Fußzeile immer gleich sein und eine gut lesbare Schriftgröße verwendet werden. Als Faustregel gilt: mindestens Schriftgröße 20. Bei den Schriftarten sollten Sie sich auf zwei bis drei Schriftarten pro Folie beschränken, alles andere wirkt verwirrend. Achten Sie generell auf die Aufnahmekapazität der Zuhörer. Pro Folie/Seite sollte daher lediglich eine Information visualisiert werden.

Erste-Hilfe bei Pannen

Im Vorfeld: Gegen das klassische Lampenfieber hilft vor allem eines: dieses Gefühl nicht zu wichtig zu nehmen. Körperliche Reaktionen wie Schwindel oder Übelkeit lassen sich mit Entspannungsübungen und durch das gedankliche Aktivieren positiver Bilder überwinden.. Ebenso hilfreich ist es, sich die schlimmsten möglichen Folgen auszumalen, wenn es tatsächlich zu einem Blackout kommen sollte. Meist sind sie nicht wirklich bedrohlich.

Während der Präsentation: Verlieren Sie während des Vortrags den Überblick oder droht ein Blackout, solllten Sie Zeit gewinnen: Häufig genügt eine Zusammenfassung des eben Gesagten, eine Frage an das Publikum oder schlicht eine kurze Pause, kaschiert durch das Trinken eines Schluck Wassers. Bei einem tatsächlichen Blackout ist die beste Methode die Flucht nach vorne. Ein charmantes "Ich habe so viel zu diesem Thema zu sagen, dass ich momentan den Faden verloren habe!" rettet die Situation und sorgt eventuell sogar für freundliche Heiterkeit. Farbige Markierungen oder ein vom Layout optisch geschickt aufgeteiltes Redemanuskript helfen, die richtige Stelle wieder zu finden und fortzufahren.

Bei Einwänden: In diesem Fall hilft, den Einwand bis zu Ende anzuhören und entweder schlagfertig zu kontern oder den Betreffenden mit der Bitte zu konfrontieren, eventuelle Bedenken näher zu erläutern. Eine Frage an die anderen Zuhörer klärt relativ schnell, ob es sich lediglich um die Kritik eines Einzelnen oder die Meinung der Allgemeinheit handelt.