Die formvollendete Knigge Begrüßung ist der erste Beweis für die Fähigkeit, sich mit Leichtigkeit auf dem gesellschaftlichen Parkett zu bewegen. Falls die Formalien der Begrüßung nicht eingehalten werden, kann dieser Moment sehr heikel verlaufen. Eine unbeholfene Begrüßung verrät schnell, wie sich Personen insgeheim einschätzen. Ein flüchtiger Blick, ein gemurmelter Name, ein lascher Händedruck zeigen unmissverständlich das fehlende Interesse am anderen. Ein solches Verhalten ist immer kontraproduktiv. Im geschäftlichen Kontext sollten Sie sich durch solche Nachlässigkeiten nicht schon frühzeitig Feinde machen. Wer weiß, ob dieser Herr Müller, der zunächst uninteressant wirkt, nicht der Intimus und Golfpartner Ihres wichtigsten Kunden ist.
Richtig ist ein freundlicher Gruß für möglichst jeden, der sich im Raum befindet, und sei es nur durch ein leichtes Nicken und ein Lächeln. Im beruflichen Alltag reicht das bei mehrmaligen Treffen am Tag völlig aus. Sein Gegenüber mit Namen zu begrüßen, schafft eine persönliche Atmosphäre.
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Beim ersten Kennenlernen und dem Zusammentreffen mit Kunden oder Geschäftspartnern erfolgt eine Begrüßung mit "Handschlag". Der Händedruck sollte fest, aber nicht zu fest sein. Vermeiden Sie den so genannten "Knochenbrecher". Bereits im Moment der Berührung spüren sensible Menschen, mit wem sie es zu tun haben und können ihren Händedruck anpassen. Der Handschlag sollte immer von einem offenen Blick und einem Lächeln begleitet sein. Eine kurze Auf- und Ab-Bewegung genügt. Der "Pumpenschwengel" wirkt aufdringlich und unsicher. Die andere Hand befindet sich zu dieser Zeit keinesfalls in der Hosentasche. Das wirkt zu lässig und respektlos. Achten Sie auf eine zugewandte Körpersprache. Sitzt einer der beiden Partner, steht er zur Begrüßung auf.
Grundsätzlich wird das Gegenüber namentlich begrüßt. Ist der Name nicht bekannt, wird ein Dritter oder der Betreffende selbst ihn bei der Vorstellung nennen. Höfliches Nachfragen ist natürlich erlaubt, z. B. wenn der Name sehr kompliziert ist oder akustisch nicht verstanden wurde. Das gilt auch, wenn der Name zwar bekannt, aber momentan nicht parat ist:
Entschuldigung, leider habe ich Ihren Namen vergessen. Würden Sie ihn mir bitte noch einmal nennen?
In jedem Kontext ist es bei der Begrüßung wichtig, die hierarchischen bzw. ökonomischen Gegebenheiten zu berücksichtigen:
Die Reihenfolge der Vorstellung richtet sich im beruflichen Kontext ebenfalls immer nach der Hierarchie.
Visitenkarten spielen bei der Begrüßungszeremonie und beim Vorstellungsritual eine wichtige Rolle. Sie enthalten Namen, Titel und Funktion des Karteninhabers und alle wichtigen Daten, wie und wo er zu erreichen ist. Ratsam ist die Verwendung einer eleganten, aber dezenten Karte. Im beruflichen Kontext ist die Gestaltung der Visitenkarte in der Regel durch die Corporate Identity des Unternehmens vorgeben. Insofern müssen Sie nur den Zeitpunkt und die Regeln der Übergabe beachten. Normalerweise wird die Karte im Anschluss an einen Small Talk oder nach einem geschäftlichen Treffen überreicht. Auch hier gilt: Der Ranghöhere wird seine Karte zuerst überreichen. Bei Erhalt sollte sie aus Höflichkeit so lange angesehen werden, wie es dauert, um sie zu lesen. Danach wird die eigene Karte überreicht. Der Austausch ist häufig mit der Aufforderung verbunden, sich doch bei Gelegenheit zu melden – aus privaten oder geschäftlichen Gründen. In diesem Fall empfiehlt sich, auf der Rückseite Datum, Ort und Anlass des Treffens und den Grund für die Kontaktaufnahme zu notieren.
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