Erfolgreich moderieren

Vorbereitung und Gesprächsverlauf

Der erste Schritt einer Moderation besteht darin, den Auftrag gemeinsam mit dem Auftraggeber präzise zu definieren. Dabei liegt die genaue Formulierung des Zieles meist beim Moderator, weil er der objektivere ist. Das vereinbarte Ziel muss realistisch und umsetzbar sein. Zudem ist zu gewährleisten, dass die Umsetzung überprüfbar ist.

Erfolgreiches Moderieren steht und fällt mit einer exakten Vorbereitung. Denn das "Drehbuch" des Moderators prägt Charakter und Verlauf der Besprechung. Der formale Ablauf der Moderation entscheidet über die Kommunikations- und Aufnahmebereitschaft der Teilnehmer. Erfolgreiches Moderieren motiviert die einzelnen Teilnehmer, aktiv und konstruktiv am Entscheidungsprozess teilzunehmen. Dies gelingt umso besser, je genauer sich die "Regie" an den Bedürfnissen der Teilnehmer orientiert.

Zunächst benötigt der Moderator daher Informationen über:

• die (hierarchische) Zusammensetzung und Größe der Gruppe
• personelle oder thematische Konfliktherde
• den Kenntnisstand der einzelnen Teilnehmer
• seine eigene Rolle innerhalb der Gruppe – wurde er als Moderator von den Teilnehmern erwünscht oder von einem Auftraggeber "bestellt"

Unerlässlich ist auch die perfekte Organisation der Veranstaltung. Dazu gehört:

• die Beschaffung aller notwendigen (technischen) Hilfsmittel in ausreichender Zahl
• die Ausstattung des Raumes mit den notwendigen Utensilien einer Moderation (Stellwänden, Plakaten, Karten, verschiedenfarbigen Farbstiften etc.)
• eine Sitzordnung, die niemanden bevorzugt und die Kommunikation fördert

Der Gesprächsverlauf

Der Beginn: Vertrauen schaffen

Schon die Begrüßung und das anschließende Vorstellungsprozedere bieten dem Moderator Gelegenheit, die persönliche Beziehung der Teilnehmer zueinander festzustellen. So kann er mögliche Probleme für die Diskussionsführung bereits frühzeitig lokalisieren. Umgekehrt nutzt er die ersten Minuten des Zusammentreffens, um sich als vertrauenswürdige, nicht beeinflussbare Person zu präsentieren. Dies dient dazu, eventuelle Bedenken der Teilnehmer zu zerstreuen. Das unverkrampfte Kennenlernen erfolgt über eine Frage des Moderators zur Person oder eine kurze Selbstdarstellung, wahlweise schriftlich (auf Karten) oder mündlich.

Mit einer anschließenden "Aufwärm-Frage" wie z. B. "Was erwarten Sie sich von dieser Veranstaltung?" oder der Aufforderung, die persönlichen Erwartungen zu äußern, eröffnet der Moderator die Diskussion. Dieser Moment ist wichtig, weil er darüber entscheidet, ob der Moderator mit Hilfe seiner Persönlichkeit und seiner methodischen Fähigkeiten die Teilnehmer zu einer konstruktiven Mitarbeit motivieren kann. Zunächst formuliert er das beabsichtigte Ziel oder erstellt eine Tagesordnung mit allen Themen, die nach Meinung der Teilnehmer zur Entscheidungsfindung beitragen. Dies kann über Zuruf oder schriftlich auf Karten erfolgen.

Moderation - Der Ablauf: Wege bahnen

Moderieren bedeutet auch motivieren. Mit Hilfe bestimmter (Kommunikations-)Techniken werden alle Teilnehmer animiert, einen Beitrag zu liefern. Der Moderator sammelt und strukturiert diese Beiträge nach bestimmten Gesichtspunkten auf Karten. Diese werden – je nach Bewertung der Teilnehmer – nach Priorität geordnet. Bereits genannte Lösungen fasst der Moderator in Zwischenergebnissen zusammen oder stellt ein Problem so lange zurück, bis genügend neue Aspekte zu seiner Lösung hinzugekommen sind. So entsteht an der Stellwand eine klare, farblich gekennzeichnete Struktur von Karten und Symbolen, die den jeweiligen Stand der Dinge, bereits abgeschlossene Themenfelder oder noch zu bearbeitende Fragen kennzeichnet. Jeder Teilnehmer kann sich jederzeit die Fakten ins Gedächtnis rufen. Missverständnisse werden minimiert.

Die eigentliche Problemlösung erfolgt in kleineren Arbeitsgruppen von vier bis fünf Personen, die sich nach Themeninteresse, Sympathie oder schlicht aufgrund der Sitzordnung zusammensetzen. Der Moderator vermittelt den Arbeitsgruppen Techniken – wie z. B. das Brainstorming – mit deren Hilfe sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens die Ursachen eines Problems erkennen können. Mithilfe der visualisierten Struktur an der Stellwand können die Gruppen Lösungsansätze erarbeiten. Die Ergebnisse werden anschließend vorgestellt. Aus den gewonnen Erkenntnissen und den besten Ideen entwickelt sich im Idealfall eine Lösung, die von allen Teilnehmern gebilligt wird.

Im nächsten Schritt erfolgt die Erstellung der Aufgabenliste. Sie umfasst die einzelnen Punkte zur Umsetzung der – im Konsens gefundenen – Lösung. Jedem Teilnehmer werden nach Fähigkeit oder Einsatzbereitschaft Aufgaben zugeteilt, die für die Umsetzung der Maßnahmen notwendig sind. In dieser Phase sind die Fähigkeiten des Moderators besonders gefragt, denn die Gefahr der Gruppendynamik verführt den einen oder anderen Teilnehmer dazu, unhaltbare oder ungewollte Zusagen zu machen. Dies kann der Moderator verhindern, indem er als neutraler Beobachter zu Aufgaben und Zielen rät, deren Umsetzung realistisch ist, ohne den Betreffenden zu überfordern oder zu demotivieren.

Moderation - Das Ergebnis: Reflektiert betrachten

Am Ende der Moderation steht die sachliche Präsentation der erzielten Ergebnisse in kurzer, verständlicher Form. Dies erfolgt in einer knappen mündlichen Zusammenfassung des Moderators. Zudem erhalten die Teilnehmer eine nachvollziehbare Dokumentation des Entscheidungsprozesses in schriftlicher Form, z. B. die Fotokopie der beschrifteten Plakate. Darüber hinaus reflektiert der Moderator gemeinsam mit den Teilnehmern den Prozessverlauf. So erfährt der Moderator ein Feedback zu seiner Arbeit. Aufgrund der Reflexion können aber auch die Teilnehmer das erzielte Ergebnis noch besser beurteilen. Ihr Feedback bezieht sich zudem auf ihre Gefühle. Sie äußern sich zu Ihrer Akzeptanz, Ihrer Motivation, Ihrem persönlichen Einsatz und letztlich auch zu Ihrer Zufriedenheit.

Das Geheimnis einer guten Moderation liegt jedoch nicht nur in ihrem konkreten Ergebnis. Ein durch sie entstandenes konstruktives Gespräch, der kreative Austausch von Ideen, das Betrachten von Fakten aus einer neuen Perspektive und der sichtbare Fortschritt aufgrund eigener produktiver Leistung können neues Interesse und Lust am gemeinsamen Unternehmenserfolg wecken.