Bewerbungsverwaltung

Mit System zum Traumjob

Jens Jensen¹ ist verzweifelt. Er hat per Post eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten und kann sich beim besten Willen nicht mehr daran erinnern, jemals eine Bewerbung an dieses Unternehmen geschickt zu haben. Auf der Firmenwebseite ist die zu besetzende Position nicht mehr ausgeschrieben und auf seinem Computer herrscht ein absolutes Chaos. Immerhin hat er in den letzen vier Monaten an die 120 Bewerbungen in alle erdenklichen Richtungen verschickt. Da kann man schnell den Überblick verlieren, oder?

Kann schon passieren, sollte es aber nicht. Denn zur erfolgreichen Jobsuche gehören nicht nur einwandfreie Bewerbungsunterlagen, sondern auch eine ordentlich geführte Bewerbungsverwaltung, um peinliche Situationen zu vermeiden.

Struktur hilft Ihrer Strategie

Gerade für Arbeitssuchende, die dem Arbeitsamt oftmals einen Nachweis über ihre Bewerbungen erbringen müssen, ist ein verlässliches System unentbehrlich. Aber auch alle anderen Jobsuchenden können nur davon profitieren. Zum einen, um die Übersicht zu bewahren, zum anderen, damit Sie Ihre Jobsuche ganz strategisch planen und schrittweise umsetzen können.

Dazu benötigen Sie nicht einmal eine teure Software, die von einigen Anbietern empfohlen wird. Eine Excel-Tabelle oder auch ein tabellenförmiges Word-Dokument reichen vollkommen aus. Das meint auch Bewerbungsexperte Jürgen Hesse: "Sie brauchen keine Software für Dinge, die durch einfaches Nachdenken erledigt werden können. Was soll Ihre Verwaltung Ihnen auf einen Blick verraten? Überlegen Sie sich eine einfache, praktische und handhabbare Lösung." Ihre Tabelle sollte also nicht nur aus zwei Spalten bestehen, in die Sie eintragen, wem Sie wann eine Bewerbung geschickt haben. Erweitern Sie sie einfach nach den für Sie wichtigsten Gesichtspunkten und Ihrem persönlichen Geschmack. Einzelne Aspekte, die Sie dabei bedenken sollten, lauten u.a.:

• An welches Unternehmen haben Sie welche Art von Bewerbung (Kurz-, Initiativ- oder vollständige Bewerbung) gerichtet?
• Welche Anhänge (Zeugnisse, Arbeitsproben, Weiterbildungsnachweise) haben Sie verschickt?
• Haben Sie eine Eingangsbestätigung erhalten?
• Wann ist es an der Zeit, nachzufassen?
• Wer sind Ihre Ansprechpartner? In welcher Funktion?
• Welchen Eindruck hatten Sie von Ihrem Gesprächspartner am Telefon? Welchen vom Unternehmen?
• Wo wurden Sie eingeladen und wo stehen eventuell noch Reisekosten aus?
• Was sind die Ergebnisse? Wo sollten Sie noch einmal nachhaken? Was hat sich erledigt?

Zur verbesserten Übersicht können Sie auch noch mit verschiedenen Farben arbeiten.

Gewissenhafte Buchführung

Mit der Erstellung der Tabelle ist es jedoch nicht getan. Sie müssen Sie auch sorgfältig pflegen – und zwar am besten täglich! Nur so wissen Sie, wie Sie aktuell weiter vorgehen müssen. "Wer einen Arbeitsplatz sucht, sollte das hauptberuflich, also ca. 35 bis 40 Stunden in der Woche tun. Dazu gehört, morgens in seine Liste zu schauen, was heute zu tun ist", sagt Hesse. Setzen Sie sich ein festes Datum, wann Sie die jeweilige Firma wieder anrufen werden, um nachzufragen, ob Ihre Unterlagen eingegangen sind, ob die Firma sich inzwischen für einen Kandidaten entschieden hat. Denn was Sie schwarz auf weiß vor sich stehen haben, das halten Sie vermutlich auch ein. Und gelangen somit schneller zum Erfolg.

Generell sollten Sie sich in Ihrer Bewerbungsphase angewöhnen, über all Ihre Aktivitäten Buch zu führen. Was haben Sie im Telefongespräch mit der Firma vereinbart? Wen haben Sie auf der Bewerbermesse getroffen? Was wurde im Vorstellungsgespräch gefragt und wie haben Sie geantwortet? Auf welchen Online-Jobbörsen haben Sie Ihr Profil hinterlassen? Auch hier sollten Sie darauf achten, dass Ihre Daten stets aktuell sind.

Ihre Aufzeichnungen erleichtern Ihnen Ihre Vorbereitungen für das nächste Vorstellungsgespräch. Und im Gegensatz zu Herrn Jensen werden Sie dadurch nicht die Peinlichkeit auf sich nehmen müssen, nachzufragen, auf was Sie sich eigentlich beworben haben.

Wer sich ganz professionell auf ein anstehendes Vorstellungsgespräch vorbereiten möchte, für den bietet das Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader verschiedene Bewerbungsseminare und Beratungen an.

¹ Name von der Redaktion geändert

Alexandra Jabs Büro für Berufsstrategie